Hur vet du att det är värt att automatisera en specifik process? Och vilka är de vanligaste misstagen som företag gör när de försöker automatisera en befintlig process? Vi har träffat två av våra duktiga affärskonstulter, Emma Nilsson och Henrik Lillhage, som hjälper oss att besvara vanliga frågor om automatisering.
Vilka processer kan man automatisera?
– Du kan mer eller mindre automatisera alla processer, oavsett om du jobbar med sälj, marknad eller service. Många processer inom dessa områden innehåller många manuella och repitativa steg, där det finns stor potential för automatisering. All digital data går att att automatisera, säger Emma samtidigt som Henrik fortsätter:
– Automatisering blir ofta en kostadsfråga. Därför är det viktigt att du börjar med att fråga dig själv vilka processer som är värda att automatisera. Vilka processer har du med upprepande arbetsuppgifter som utförs i stor volym? Vad är det som tar mycket tid? Hur många FTE (full-time employee) skulle du spara om du automatiserade den delen av din verksamhet? Kan du minska kostnaderna med hjälp av automatisering? Ja, då är det värt att försöka automatisera processen.
Kan ni ge några exempel på specifika processer som går att automatisera?
– Säljprocesser går att automatisera, till exempel inom eftermarknad. Där har vi hjälpt kunder som Ferronordics Machies att börja använda data som deras fordon och maskiner sänder ut för att skapa service aktiviteter efter behov. Det kan till exempel vara att en maskin behöver bytas ut eller att en service åtgärd behöver utföras, berättar Emma och fortsätter:
– Det går även att automatisera administrativa processer som kräver mycket handpåläggning för att de inte är digitala. Ett vanligt exempel på en administrativ process som i många fall både behöver digitaliseras och automatiseras är ansökningsprocesser hos banker. De behöver förenklas och förbättras både för kunder och administratörer.
– Att prata om specifika processer är svårt. Det går som sagt att automatisera det mesta inom kundkommunkation, informationshantering och FAQ (Frequently Asked Questions), säger Henrik.
Vilka positiva effekter kan ett företag uppnå med hjälp av automatisering?
– Ett företag kan uppnå många positiva effekter med hjälp av automatisering. De kan till exempel öka sin konverteringsgrad och tillgänglighet, göra stora tidsbesparingar och frigöra tid för process och kvalitetsutveckling samt sätta tydliga rutiner och riktlinjer för olika processer inom organisationen. Med hjälp av automatisering är det dessutom lättare att säkra och uppfylla lagkrav (gäller företag inom bank och finans). En annan postitiv effekt som automatisering kan medföra är att det skapar ett mervärde för dina medarbetare eftersom de då får lägga tid på saker som de vill göra, berättar Henrik.
Vad ska man tänka på när man automatiserar en process?
– Det finns en hel del saker att tänka på när du ska automatisera en specifik process, säger Emma och fortsätter:
- Börja med att fundera på vilka processer som är lämpliga att automatisera. Hur mycket ska du automatisera? Är det en hel process eller en specifik del?
- När du har koll på hur mycket du ska automatisera är det viktigt att definiera vilka förutsättningar du har för ett automatiseringsprojekt. Fundera på:
- Vilka tekniska förutsättningar har ni? Vad har ni för systemstöd idag? Är era processer digitala eller analoga?
- Vilka är de legala aspekterna? Hur säkerställer ni att ni uppfyller alla regelverk?
- Har ni organitoriska förutsättningar? Vem ska säkerställa kraven och vilka resurser finns internt?
- När du har kartlagt vilka processer som ska automatiseras och vilka förutsättningar som finns – se till att ta hjälp av en extern expert för att skapa dig en helhetsbild av projektet och vilka utmaningar du står inför.
- Innan du påbörjar ditt automatiseringsprojekt är det smart att involvera hela teamet för att säkra upp, så att ni inte missar något viktigt. Konserkvenserna kan bli stora om det felar vid ett automatiseringsinitiativ – därför är det viktigt att ha en bra övervakning och en tydlig kartläggning av vem som gör vad.
- Under ett automatiseringsprojekt är det viktigt att vara öppen för att saker du inte planerat för kan inträffa – du kommer inte ha tänkt på allting, oavsett hur mycket du planerar.
- När ditt automatiseringsprojekt väl är igång – försök att hitta tydliga sätt för att mäta och följa upp resultatet av ditt automatiseringsinitiativ.
- Glöm inte bort att utse en processägare som kan ta emot förslag och utveckla processen yttligare.
Vilka är de vanliga misstagen företag gör när det försöker automatisera processer?
– Det finns många misstag som företag gör när de försöker automatisera sina befintliga processer, men för att ge exempel på några så skulle jag säga att många företag glömmer bort att definera och prioritera vad som ska göras vid ett automatiseringsinitiativ. De försöker många gånger också automatisera för komplicerade processer och ibland glömmer de till och med bort att utse en förvaltningsorganisation som kan jobba vidare med process- ochkvalitetsutveckling. När man har inlett ett automatiseringinitiativ får man inte glömma bort att fråga sig själv: Hur kan vi designa om denna process? Och hur kan vi utveckla den yttligare? Det är jätteviktigt, säger Henrik innan han fortsätter:
– Ett annat exempel är att företag inte tar hjälp av externa experter för att skapa sig en helhetsbild av projektet och vilka utmaningar de står inför. Så mitt bästa tips till alla som funderar på att dra igång ett automatiseringsprojekt är att ta hjälp från externa experter – som vet vad dem kan och gör.
Vill du veta mer om automatisering? Kontakta oss!