5 fallgropar med automatisering

29 sep, 2020

Det finns många fördelar med att automatisera affärsprocesser. I och med de ökade förväntningarna på marknaden om digitalisering i alla kanaler, tillgången till stora mängder data och framförallt, kundernas minskande tålamod, är automatisering idag inget att skjuta på till framtiden, utan istället en nödvändighet för många verksamheter.

Det finns dock ett antal fallgropar med automatisering som är bra att fundera över innan man sätter igång med sitt automatiseringsinitiativ. Bodil Ekström är en av grundarna bakom Releye och har arbetat med digitalisering och automatisering av kundprocesser i över 20 år. Här delar hon med sig av fällorna du bör undvika vid ett automatiseringsprojekt. 

1. För hög ambitionsnivå
När man väl har beslutat sig för att börja automatisera affärsprocesser finns det risk att man vill starta med den mest komplexa processen, eller att man vill automatisera flera processer på en gång. Detta kan göra det svårare när man i starten ska sätta upp en struktur och överblicka arbetet. När processen blir för komplex är det också lätt fastna på vilka datakällor som ska användas eller andra specifika detaljer.

Gräv istället där ni står. Automatisering fungerar väldigt bra för rutinmässiga, återkommande och resurskrävande arbetsuppgifter antingen internt eller för kunden. Fundera och prioritera utifrån dessa aspekter och räkna på t ex den ledtid ni sparar internt och/eller för kunden. Välj sedan ut ett arbetsflöde, vilket gör det enklare att komma igång och mäta effekterna.

 

2. Hårdkodade processer
En automatiserad process är inte något som alltid kommer att se ut på samma sätt. Det är lätt att en automatisering blir implementerad på ett hårdkodat sätt och att man sedan ”glömmer bort” att den ligger och kör i bakgrunden. Behovet av förändringar kan bero på ny teknologi, lagkrav, förändring av kundkrav eller verksamhetsregler. Därför måste förändringar vara enkla att göra av verksamheten själv. Det är viktigt att ha insikt om att en process ska kunna justeras och kompletteras baserat på ny information. Att jobba med ständiga förbättringar i ett automatiseringsteam är att rekommendera.

 

3. Alla system måste integreras på en gång
Det här har också att göra med ambitionsnivån. Risken är att automatiseringsinitiativet blir enbart ett integrationsprojekt, då man vill integrera all data på en gång. Detta medför långa ledtider och gör det svårt att visa på effekt och lansera iterativt. Välj den/de processer där ni i ett tidigt skede kan avgöra att ni har tillgång till rätt data och där integration är möjlig. Gör också testskott av data och verifiera att underliggande data är uppdaterad.

 

4. Automatiseringslösningar ses som “en färdigpaketerad produkt”
Det finns en rådande uppfattning om att en mjukvara för automatisering är som alla andra IT-produkter. Man köper den och sedan klickar man på en play-knapp för att starta. Det är bättre att istället se den som en plattform – ett kraftfullt verktyg – där man kan automatisera arbetsflöden och själva använda olika åtgärder och regler för att bestämma vad som ska utföras. Plattformen är en motor för verksamheten – alltså ingen färdig bil. Den erbjuder funktionaliteten att automatisera, men verksamheten behöver besluta när, vad och hur.

 

5. Automatisering likställs med AI
Automatisering av affärsprocesser är inte samma sak som AI. En automatiseringsplattform är inte från start en ”smart” produkt. Den lär sig inte och ändrar sig av sig självt. Den utför precis det man har ställt in den att göra, med den information som man valt ut, när man vill att den ska göra det och när den ska sluta göra det. Om man ställer in en process för att kontakta kunden vid ett visst tillfälle och det visar sig felaktigt kommer processen att fortgå till dess man ändrar den. Därför är det viktigt att arbeta tillsammans i ett team som har någon form av attestrutin för att verifera att det man avser att plattformen utför också är korrekt och uppdaterat. Däremot kan AI vara en delkomponent i automatiseringsplattformen när processerna är definierade och automatiserade och det finns mycket data att tillgå.

Har du fler frågor kring automatisering? Hör av dig till oss! 

Undvik dessa misstag och fallgropar med automatisering. Det här är några fallgropar med automatisering. 

Inspireras och läs mer

Power Platform: Vad är det och hur fungerar det?

Power Platform: Vad är det och hur fungerar det?

Microsoft Power Platform har varit på många människors läppar de senaste åren. Konceptet gör det möjligt för alla, oavsett om du är utvecklare eller inte, att bygga komplexa affärslösningar. Vejai är Senior Utvecklare på Releye och har arbetat med flera produkter inom...

läs mer
Wave 1 2021: Här är nyheterna i Microsofts nya release

Wave 1 2021: Här är nyheterna i Microsofts nya release

Vårens stora release-våg närmar sig! Redan den 1 april påbörjar Microsoft sin nya release Wave 1 2021. I den här releasen längtar vi efter att hugga tag i säljautomation, AI-baserad tilldelning och Track My Technician. Här listar en av våra Dynamics...

läs mer
Manufacturing Cloud: Vad är det och hur fungerar det?

Manufacturing Cloud: Vad är det och hur fungerar det?

Manufacturing Cloud är ett relativt nytt tillskott i Salesforce-familjen som är till för företag inom tillverkningsindustrin. Med plattformen kan företag planera inför sina kommande produktioner och ta del av prognoser för att öka försäljningen och samarbetet inom...

läs mer